Kako pravilno pohraniti administrativne papire?

Bez odgovarajuće pohrane nije uvijek lako pronaći svoje administrativne dokumente. Doista, kako pronaći prodajnu mjenicu koja datira iz 2001. godine, ako je nagomilana u kutiji s drugim papirima? Evo nekoliko savjeta za spremanje kako biste izbjegli gubljenje vremena preturajući nekoliko okvira kako biste pronašli dokument.

Koliko dugo trebate čuvati svoje papire?

Važno je čuvati ove administrativne papire , ali oni također imaju svoj datum isteka. Stoga, nakon određenog razdoblja, više nije potrebno čuvati određene dokumente poput računa i deklaracija svih vrsta. Evo sažetka razdoblja tijekom kojih je poželjno čuvati različite vrste papira:

• 1 godina: telefonski, internetski ili pokretni računi ili dokaz o uplati PV-a.
• 2 godine: izjave o obiteljskim doplatcima, liječničke naknade, pisma o otkazu ugovora, papiri o socijalnom i međusobnom osiguranju, kao i kreditni dokumenti.
• 3 godine: obavijesti o audiovizualnoj dozvoli i prijave poreza na dohodak.
• 5 godina: računi za vodu i struju, računi za najamninu i troškovi najma, računi za plin, potvrde o plaćanju poreza, ugovor o najmu i dokaz o uplati plaćanja održavanja.
• 10 godina: bankovni izvodi, uplatnice, hipotekarni zajmovi, ugovori o životnom osiguranju nakon datuma smrti itd.
• 30 godina: računi za popravak automobila, računi za izgradnju, bolnički računi i civilni IOU.
• Životni vijek: bračni ugovor, obiteljska knjiga, vojna knjiga, diplome, oporuke, naslovi imovine, donacije, zdravstveni karton, potvrda o cijepljenju, medicinska evidencija, uplatnice, potvrde o posvojenju, ugovori o radu ...

Najbolji trik za urednu kuću je održavati minimum minimuma . Nije potrebno čuvati sva primljena pisma i papire. Stoga je potrebno odmah baciti papire koji nisu korisni.

Pohrana svakodnevnih dokumenata

Da biste pospremili, morate razlikovati svakodnevne dokumente od ostalih datoteka. Trenutni su dokumenti koji se često pregledavaju i koji stoga moraju biti na lako dostupnom mjestu. Dokumenti koji se rijetko pregledavaju mogu se poslati u kutije ili na vrh police. Evo nekoliko vrsta spremišta za različite vrste papira:

• Košulje u različitim bojama

Boje se koriste za međusobno razlikovanje dokumenata. U svaku mapu trebali biste koristiti i džepove za klasificiranje papira: jedan džep za porez, jedan džep za dokumente EDF-a, drugi za račune za vodu itd.

• Košuljaste košulje

Urezane mape prikladne su za pohranu glomaznih dokumenata. Mapa tako omogućava klasificiranje različitih dokumenata koji se odnose na pojedinu temu (primjer: svi radovi koji se tiču ​​gradnje kuće).

• Prstenasta veziva

Prikladni su za jednostavno pregledavanje dokumenata bez odvajanja od skladišta. Uz to, papiri se mogu razdvojiti razdjelnicima kako bi ih se lakše moglo pronaći. Razdjelnici također mogu prikazivati ​​indikacije kako bi olakšali zadatak u pretragama. Mogu se poredati po abecednom redu, prema datumu itd.

• Namještaj s ladicama

Ako je papira koji treba pohraniti u velikom broju, bolje se odlučiti za kartoteku. Potonja ima ladice u kojima su različiti dokumenti ovješeni na rešetke i lako dostupni.

Sređivanje administrativnih dokumenata

Naravno, upotreba odgovarajuće pohrane olakšava klasifikaciju datoteka, ali također je važno znati rasporediti dokumente prema njihovoj vrsti. Evo primjera klasifikacije radi olakšavanja istraživanja:

• Obiteljski dosje: sadrži sve papire koji se odnose na obitelj kao što su vjenčani list, osobni dokumenti, putovnice, rodni listovi itd.
• Datoteka o obrazovanju: potvrda o obrazovanju, dokumenti koji se odnose na vrtiće itd.
• Porezna datoteka: prijave poreza na dohodak, porezi na stanovanje itd.
• Zdravstveni karton: zdravstveni kartoni, recepti, liječnički pregledi (radio, skener, ultrazvuk itd.) ...
• Datoteka s računom: usluge (voda, plin, struja, telefon, Internet itd.), Računi za robu i radove itd.
• Datoteka osiguranja: ugovori o osiguranju automobila i kuće, životno osiguranje, potraživanja, potvrde o autentičnosti ...
• Stručni dosje: ugovor o radu, uplatnice, upisnica, životopis, diplome ...
• Stambena datoteka: ugovor o zakupu, potvrda o najmu, pisma vlasnika / stanara ...
• Bankovna datoteka: izvodi na računu, ugovor, nalog za prijenos ...

Arhiviranje upravnih dokumenata

U idealnom slučaju, neki bi se dokumenti trebali arhivirati barem jednom godišnje . Arhivirane datoteke uredno su poredane u okvire prema datumu ili abecedno i prema temi. Opet, najbolje je koristiti jednu boju po temi. Evo primjera pohrane u detalje:

• Ružičasta košulja za račune, žuta za financije, plava za osiguranje ...
• Razvrstavanje po redoslijedu: abecedni redoslijed od A do Ž ili po datumu (po mjesecu, pa po godini). To olakšava razlikovanje novijih i starijih dokumenata.

Najvažnije je izvršiti fluidni aranžman koji omogućava lako pronalazak računa za vodu, na primjer za mjesec siječanj prošle godine. Ako je papire i dalje teško pronaći, iako su uredni, potrebno je pregledati svoje tehnike pohrane.

Ostali savjeti za sređivanje administrativnih papira

Lakše je pohraniti kad se ima manje papira za čuvanje. Osim razvrstavanja i uklanjanja zastarjelih dokumenata, moguće je i mrežno fakturiranje za primanje manje pošte kod kuće. Međutim, potrebno je redovito izvoditi sigurnosne kopije na više medija kako bi se izbjegao gubitak. Za dodatnu sigurnost treba napraviti mrežne sigurnosne kopije važnih dokumenata.

Kada stignu pisma, važno je da ih prethodno predate kako biste ih spriječili da se gomilaju mjesecima u kutu ureda. Hitna slova treba pročitati odmah, dok se ostala mogu sortirati prema prioritetu. Preporučljivo je imati uredskog urednika za pohranu važnih papira koji zahtijevaju radnju (plaćanje računa, poziv itd.) I papira koji se moraju podnijeti (bankovni izvodi, računi s automatskim terećenjem itd.). Ovaj trik omogućuje vam da se odmah riješite zastarjelog papira koji se može baciti, na primjer letaka i reklama.